Подготовка файлов Word к печати
Очень часто при подготовке и печати на принтере текстов, подготовленных в популярной программе Microsoft Word или подобных Open, Libre и других офисах, пользователи встречаются с искажениями первоначально отредактированных блоков. Могут съехать слова, строки, сместиться изображения, текстовые блоки и даже страницы. Это связано с большим количеством версий Windows, Microsoft Word, и различием в них шрифтов с одним и тем же названием. Например, обычный шрифт Arial или Times New Roman в одной версии может помещать одно количество символов в строке, а с на другом компьютере это количество символов уже не помещается и слово переносится на другую строку. Естественно может добавиться строка в абзаце и в худшем случае перенестись на новую страницу.
Если Вы не хотите иметь проблемы с распечаткой на принтере текста, набранного Вами в программе Microsoft Word, Вам лучше всего придерживаться некоторых нехитрых правил при наборе и подготовке текста к печати.
- Для печати сохраните свой файл в формате pdf. В современных версиях Word есть опция сохранения файлов в формате PDF. Этот формат принимают к распечатке все копировальные центры и в нем в большинстве случаев сохраняется именно тот вид Вашего файла, который вы наблюдаете на экране своего компьютера. При переносе файла ничего не сдвинется и не исказится. После сохранения все-же необходимо убедиться в правильности файла pdf, открыв его программой Acrobat Reader или подобной. В нескольких процентах случаев случаются искажения при сохранении, их можно исправить в исходном файле. Файл pdf нельзя будет уже исправить перед печатью, если вы заметите, например, ошибку в последний момент. Для этого рекомендуется иметь исходный файл в Worde рядом на носителе.
Вы можете не читать последующие правила и пользоваться только этим. В большинстве случаев оно поможет Вам избежать проблеем при распечатке. Выполнение последующих правил также уменьшит вероятность искажений и сможет помочь Вам более корректно и красиво набирать документы. - При наборе текста НИКОГДА не создавайте отступы (красная строка, заголовок, шапка) большим количеством пробелов. Все поедет 100%. Для центрирования заголовков используйте выравнивание по центру. (Главная, Абзац, По центру). Для отступов используйте свойства абзаца (Главная, Абзац, Отступы слева и справа, первая строка.) В крайнем случае для сдвига слова можно пользоваться клавишей табуляции.
- Если Вы хотите закончить страницу и перейти на новую пользуйтесь командой (Вставка, Разрыв страницы), а не клацая Enter-ом, пока не закончится страница.
- Вставляя рисунки методом переноса, убедитесь, что курсор стоит в месте помещения рисунка. Иначе рисунок может быть привязан к другому месту в страницы ми перемещаться при изменении текста непредсказуемо.
- Если Вы все-таки принесли Word – файл, особенно многостраничный, попросите оператора пролистать его, чтобы убедиться, что все нормально или исправить искажения.
- Используйте только стандартные размеры листа А5, А4 или А3. Не ставьте размеры листа вручную, Word очень сильно умный и меняет установки принтера на ту бумагу, которая прописана в документе. В результате принтер отказывается печатать на нестандартной бумаге. Не пытайтесь установить размеры большого плаката в Word. Если Вы все-же хотите создать большой плакат средствами Microsoft Offise, во-первых удобней для расположения блоков использовать программу для презентаций Microsoft Powerpoint. Во вторых также создавайте свой плакат на формате А3 и просите оператора в копицентре увеличить его до нужного размера (А2,А1,А0 и т.д.)
Как распечатать у нас документы из программы Word и других программ смотрите в разделе сайта "Распечатка документов"
